लिपिक और कार्यालय के वातावरण में दस्तावेजों को स्टेपल करना एक सामान्य प्रक्रिया है। इस तथ्य के बावजूद कि यह सरल लगता है, ऐसे विशेष नियम हैं जो दस्तावेजों की सिलाई और उनके निष्पादन के नियमों को निर्धारित करते हैं। और इन नियमों की जानकारी होनी चाहिए ताकि निविदा या संग्रह को भेजे गए दस्तावेज आगे की प्रक्रिया और परिवर्तन के लिए वापस न आएं।
अनुदेश
चरण 1
फ्लैशिंग के बाद दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के साथ-साथ यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे सही क्रम में संग्रहीत हैं, इन्वेंट्री को छोड़कर सभी शीटों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ कालानुक्रमिक या वर्णानुक्रम में दर्ज किए जाते हैं। नेस्टेड शीट वाले लिफाफों को नेस्टेड शीट से पहले क्रमांकित किया जाता है। खाली शीट को केस से बाहर रखा जाता है और बिना नंबर के नष्ट कर दिया जाता है।
चरण दो
टेक्स्ट को प्रभावित किए बिना, प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में संख्याओं को छोड़कर, ऊपर से नीचे तक एक साधारण पेंसिल के साथ केस की शीटों को नंबर दें। ऊपरी बाएँ कोने में पीछे की ओर फ़ोटो और ग्राफ़िक्स की संख्या।
चरण 3
यदि दस्तावेज़ों में कई शीटों से चिपके हुए नक्शे हैं, तो उन्हें एक शीट के रूप में नंबर दें, जो ग्लूइंग में शीट्स की संख्या को दर्शाता है। नंबरिंग के अंत में, एक अलग शीट पर एक प्रमाणन पत्र लिखें। इसमें व्यक्तिगत दस्तावेजों की चादरों और विशेषताओं के साथ-साथ उनकी शारीरिक स्थिति को भी इंगित करें।
चरण 4
इसके अलावा, दस्तावेजों के दायर सेट के लिए एक सूची तैयार की जानी चाहिए। इन्वेंट्री शीट को नंबर न दें। इन्वेंट्री में, दस्तावेज़ का नाम लिखें, इन्वेंट्री की तारीख दर्ज करें, एक एनोटेशन जो दस्तावेजों के सेट के उद्देश्य को निर्धारित करता है, और सभी दस्तावेजों को सूचीबद्ध करता है, शीट्स की संख्या को ध्यान में रखते हुए। सूची के अंत में, प्रवर्तक का नाम, उपनाम और संरक्षक दर्ज करें।
चरण 5
प्रत्येक केस के कवर का आकार 229x324 मिमी होना चाहिए। केस की पहली और आखिरी शीट पर सिलाई से पहले पतले कार्डबोर्ड की स्ट्रिप्स चिपका दें। इन पट्टियों से एक रस्सी गुजरती है। मामले को पूरा करने के लिए सिलिकेट गोंद का प्रयोग करें।
चरण 6
हाशिये के बाएं किनारे पर, टेक्स्ट फ़ील्ड को छुए बिना, एक दूसरे से 3 सेमी की दूरी पर, शीट की पूरी ऊंचाई के साथ सममित रूप से एक आवेल या होल पंच के साथ तीन छेद करें। सिलाई के लिए, सिलाई धागा या बैंक सुतली और एक सिलाई सुई का उपयोग करें।
चरण 7
किट मजबूत है यह सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ को दो बार सिलाई करें। धागे के सिरों को आखिरी शीट के पीछे के बीच के छेद से खींचकर एक गाँठ में बाँध लें। एक आश्वस्त शिलालेख के साथ मामले पर एक स्टिकर चिपकाएं, इसे सील करें और विधानसभा को बंद करें।
चरण 8
धागे के सिरों को मुक्त छोड़ दें। प्रमाणन लेबल पर प्रबंधक के स्पष्ट और सुपाठ्य हस्ताक्षर और संगठन की मुहर होनी चाहिए।
