आयोजन का मुख्य उद्देश्य प्रतिभागियों को जानकारी प्रदान करना या प्रतिभागियों द्वारा कुछ अनुभव प्राप्त करना है। एक आदर्श घटना घड़ी की कल की तरह होती है - सब कुछ एक सख्त क्रम में चलता है, आयोजकों के कार्यों को समन्वित किया जाता है और एक दूसरे के साथ तालमेल नहीं बिठाया जाता है। यह योजना और तैयारी का परिणाम है, जिसमें आमतौर पर कई महीने लगते हैं।
यह आवश्यक है
- - कम से कम पांच कर्मचारियों का स्टाफ staff
- - आयोजन के लिए बजट
अनुदेश
चरण 1
सबसे पहले, घटना के उद्देश्य और विषय को परिभाषित करें। इसी के आधार पर आयोजन की आगे की पूरी योजना तैयार की जाएगी। घटना का उद्देश्य विपणन दृष्टिकोण और लक्षित दर्शकों को निर्धारित करता है जिसके लिए घटना समर्पित है।
चरण दो
घटना के लिए एक जगह तय करें। स्थान घटना के उद्देश्य और प्रतिभागियों की संख्या के साथ-साथ घटना के अपेक्षित परिदृश्य दोनों पर निर्भर होना चाहिए। मेहमानों की सेवा का ध्यान रखना जरूरी है। कई विकल्पों पर विचार करें और सबसे इष्टतम मूल्य-गुणवत्ता अनुपात चुनें।
चरण 3
घटना को सक्रिय रूप से बढ़ावा दें। विज्ञापन अभियान कार्यक्रम की शुरुआत से डेढ़ महीने पहले शुरू होना चाहिए और एक महीने पहले समाप्त होना चाहिए। इसके समानांतर, किसी कार्यक्रम में मेहमानों को आमंत्रित करने के लिए "कोल्ड कॉल्स" की प्रक्रिया उचित है। प्रतिभागियों की सूचियों के निर्माण के लिए सभी कार्यों को आयोजन से अधिकतम एक सप्ताह पहले पूरा किया जाना चाहिए।
चरण 4
प्रायोजकों या गणमान्य व्यक्तियों की मदद का प्रयोग करें। यह न केवल आपके व्यावसायिक संबंधों को मजबूत करेगा, बल्कि आपके आयोजन को एक निश्चित स्थिति भी देगा। इन व्यक्तियों को बोलने के लिए समय आवंटित करें, अधिमानतः घटना की शुरुआत में।
चरण 5
गतिविधि के समन्वय में शामिल कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों को वितरित करें। प्रत्येक व्यक्ति को स्पष्ट रूप से अपनी जिम्मेदारी के चक्र और उन घटनाओं को जानना चाहिए जिन्हें उन्हें नियंत्रित करना चाहिए। सफेद धब्बे नहीं होने चाहिए, सभी को अपने निर्देश मुद्रित रूप में रखने चाहिए और उन्हें दिल से जानना चाहिए।
चरण 6
संगोष्ठी से एक दिन पहले, आयोजन में समन्वय गतिविधियों को अंजाम देने वाले कर्मियों को फिर से निर्देश देना आवश्यक है। आयोजन के दिन, सभी समन्वयकों को कार्यक्रम शुरू होने से कम से कम एक घंटे पहले उपस्थित होना चाहिए।
