यद्यपि आधुनिक तकनीकों ने व्यावहारिक रूप से निजी जीवन में पत्र-शैली को शून्य कर दिया है, और हमने व्यावहारिक रूप से मित्रों, परिचितों और रिश्तेदारों को पत्र लिखना बंद कर दिया है, व्यावसायिक पत्राचार अभी भी प्रासंगिक है। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक व्यावसायिक पत्र एक कानूनी दस्तावेज है, ठीक अन्य ठीक से निष्पादित और हस्ताक्षरित समझौतों की तरह। इसलिए, जो कोई भी, अपने आधिकारिक कर्तव्यों के हिस्से के रूप में, पत्राचार के साथ काम करता है, उसे पत्र लिखना सीखना होगा।
अनुदेश
चरण 1
यदि हम सहमत हैं कि एक व्यावसायिक पत्र एक दस्तावेज है, तो इसके डिजाइन को दस्तावेजों के लिए सभी मानकों और आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। यह संगठन के लेटरहेड पर, मानक A4 लेखन पत्र की एक शीट पर लिखा जाता है। परंपरागत रूप से, फ़ॉन्ट आकार 12 में टाइम्स न्यू रोमन या एरियल है। बाईं ओर का मार्जिन 3 सेमी, दाईं ओर - 1.5 सेमी है।
चरण दो
फॉर्म में उस संगठन के बारे में सभी आवश्यक जानकारी होनी चाहिए जिसका आप प्रतिनिधित्व करते हैं: नाम, कानूनी पता, बैंक विवरण और संपर्क फैक्स, टेलीफोन, ई-मेल पता।
चरण 3
बाईं ओर, पत्र के विषय को इंगित करें, एक छोटे वाक्यांश में फिट होने का प्रयास करें। दाईं ओर, लिखें कि पत्र किसके लिए अभिप्रेत है - नाम, पता करने वाले का आद्याक्षर, उसकी स्थिति, संगठन का नाम और पता। "प्रिय …" पते के साथ सभी व्यावसायिक पत्र शुरू करें, पते में, पताकर्ता का नाम और संरक्षक लिखना सुनिश्चित करें।
चरण 4
इससे पहले कि आप एक पत्र लिखना शुरू करें, ध्यान केंद्रित करें और विचार करें कि आप अपने प्रतिवादी को क्या विचार, प्रस्ताव या जानकारी देना चाहते हैं। आपको यह समझना चाहिए कि लंबे, भ्रमित और असंगत पत्र कोई भी पढ़ना नहीं चाहता है।
चरण 5
ताकि पहले वाक्यों के बाद आपका पत्र कूड़ेदान में न भेजा जाए या सदस्यता समाप्त हो जाए, अपने पाठ को तार्किक क्रम में प्रस्तुत करें, ताकि प्रत्येक बाद वाला वाक्य पिछले एक की निरंतरता हो और नए अर्थ से भरा हो। ऐसा पत्र रुचि के साथ पढ़ा जाएगा। इसके अलावा, वॉल्यूम के 1 शीट के भीतर रखने का प्रयास करें। यह आपके विचारों को संक्षेप में और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की आपकी क्षमता का एक संकेतक है, जो तुरंत आपको संबोधित करने वाले को आकर्षित करता है।
चरण 6
पत्र के पाठ में, पहले पैराग्राफ को मुद्दे, कार्य के संक्षिप्त कवरेज के लिए समर्पित करें और इसका कारण बताएं कि इसका समाधान क्यों आवश्यक है। फिर इस मामले पर अपने विचार व्यक्त करें, सुझाव दें या सिर्फ आवश्यक जानकारी दें। निष्कर्ष में, निष्कर्ष निकालें और अपने प्रस्ताव को स्वीकार करने के लाभों का वर्णन करें या ऊपर प्रस्तुत की गई जानकारी का संक्षिप्त विश्लेषण दें।
चरण 7
पत्र पर हस्ताक्षर करें, स्थिति और संपर्क फोन नंबर का संकेत देते हुए अपने हस्ताक्षर का एक प्रतिलेख दें।
